А
Б В
Г Д
Е Ж
З И
К Л
М Н
О П
Р С
Т У
Ф Х
Ц Ч
Ш Э
Ю Я
Реферат: Закупочно-заготовительная логистика в оптово-посреднической фирме
Закупочно-заготовительная логистика в оптово-посреднической фирме
Министерство образования Российской Федерации
Санкт-Петербургская государственная инженерно-экономическая академия
Институт предпринимательства и финансов
Кафедра предпринимательства и коммерческой деятельности
Курсовая работа
по дисциплине «Коммерческая логистика»
на тему: «Закупочно-заготовительная логистика в оптово-посреднической фирме».
Выполнил: студент гр. 3
Проверил: доцент Шистеров И.М.
Санкт-Петербург 2000
Оглавление.
1.Введение. _____________________________________________3
2.Выбор поставщика._____________________________________4
3.Прогрессивные методы закупок и хранения материальных ресурсов и товаров.______________________________________6
4. Автоматизация планирования закупок.____________________14
5.Заключение.___________________________________________28
6.Список источников информации. ________________________ 29
Введение.
Закупочно-заготовительная логистика в оптово-посреднической фирме занимает одно из важнейших мест в ее работе. Целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей оптово-торговой организации в товарах с максимально возможной экономической эффективностью. Эта цель может быть достигнута при соблюдении следующих условий: 1) выдерживание обоснованных сроков закупки товаров и материалов, 2) обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них, 3) соблюдение требований производства и торговли по качеству материалов и товаров.
К заготовлению товаров в оптово-посреднической фирме можно отнести следующие этапы формирования необходимого количества продукции: 1) планирование закупок на основании маркетинговых исследований и конкретных заказов покупателей, 2) учет закупочной деятельности, посредством создания информационных баз данных и финансового учета, 3) контроль за выполнением поставленных задач по закупкам, 4) анализ закупок, заготовления продукции, проведение сверки с планом, 5) регулирование процесса заготовления продукции в зависимости от отклонений, допущенных в работе.
Так как в данной работе будут затронуты вопросы заготовления товаров, то необходимо рассмотреть такой объект внутрифирменной логистики как склад, а также прогрессивные методы закупок «Kanban» и «J.I.T.».
Также будут рассмотрены вопросы автоматизации процесса закупок и выбор транспорта в оптово-посреднической фирме.
2. Выбор поставщика.
Одной из основных проблем, возникающих при закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером оптово-посреднической фирмы в реализации ее логистической стратегии.
Рассмотрим основные этапы выбора поставщика.
Определение и оценка требований покупателей к количеству, качеству, срокам поставки и сервису, прилагаемому к товару.
Определение типа закупок: установившиеся (постоянные) закупки, модифицированные закупки (в которых меняется поставщик или параметры закупаемых товаров), новые закупки (закупки, связанные с изменением конъюнктуры рынка).
Анализ поведения рынка. Поставщик может функционировать в различной рыночной среде и типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.
Идентификация всех возможных поставщиков и их предварительная оценка.
После отбора наиболее подходящих поставщиков продукции происходит окончательный выбор поставщика. При этом используется метод многокритериальной оценки, включающий такие показатели как уровень цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др.
Реализация процесса поставок конкретной номенклатуры товаров от поставщика посреднической фирме: оформление договорных отношений, передача прав собственности на продукцию, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п.
Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества продукции (данная процедура для надежных поставщиков, особенно при применении технологии JIT, может отсутствовать). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству продукции и сервиса.
3. Прогрессивные методы закупок и хранения материальных ресурсов и товаров.
В этой главе будут рассмотрены методы закупок «Kanban» и «J.I.T.». Данные методы были в основном разработаны для производственных организаций, но, учитывая схожесть некоторых процессов в производстве и торговле (закупка, переработка, сбыт), можно сказать, что они применимы к закупочно-заготовительным работам в оптово-посреднической фирме. Торговую организацию также можно представить в виде производственной фирмы, но с учетом того, что в ней отводится меньшая роль внутрипроизводственной логистике: меньшее движение материалов и товаров по территориям торгового предприятия. Далее под словом «производитель» будем понимать оптово-посредническую фирму.
Распределение программ производства, снабжения и сбыта, работающих строго по графику («Канбан» и «Точно в срок») – это результат совершенствования методов производства товаров и доставки их на рынок. Взаимосвязь и взаимозависимость всех логистических элементов, включая транспорт, обусловили необходимость комплексного подхода к их дальнейшему развитию, на базе которого и происходило формирование инновационных транспортных систем сбора и распределения материальной продукции. Подготовка к внедрению вышеуказанных программ заключалась в таких мерах, как: налаживание высококачественного и надежного производства; перепланировка производственных помещений и настройка их на эффективную работу (включая улучшение работы по сбору заказов потребителей): внедрение современных информационных систем, обеспечивающих текущее управление и контроль всего логистического процесса в реальном масштабе времени, и, наконец, обеспечение надежной транспортировки грузов.
Первые три пункта подготовительных мероприятий обычно осуществляются производственными и реже посредническими фирмами. Перевозки же полностью или частично выполняются транспортными предприятиями общего пользования. Поскольку все элементы логистических каналов, функционирующих по вышеуказанным программам, должны работать почти идеально, чтобы избежать остановки производственного процесса или исчерпания запасов у потребителей, поскольку непосредственный контроль за движением товарно-материальных ценностей является основным объектом пристального внимания. Из этого следует, что транспорт представляет собой важное звено логистической системы: он должен обладать рядом необходимых свойств и удовлетворять определенным требованиям в целях создания инновационных систем сбора и распределения грузов. Прежде всего, транспорт должен быть достаточно гибким чтобы обеспечивать перевозочный процесс, подвергающийся еженедельной или даже ежедневной корректировке, гарантировать частую и круглосуточную доставку грузов в разбросанные и отдаленные пункты, надежно обслуживать клиентуру с целью избежания остановки работы предприятия или дефицита у заказчика. Одновременно транспорт должен обладать способностью перевозить небольшие партии грузов через короткие интервалы времени в соответствии с меняющимися запросами пользователя и условиями мелкосерийного производства. Основными организационными структурами, отвечающими вышеуказанным требованиям, стали региональные транспортные компании по сбору и распределению грузов, обеспечивающие перевозки на небольшие расстояния к торговой зоне. Такие компании обычно осуществляют перевозки грузов малыми партиями и дают экономию затрат за счет использования собственного терминала по сбору и распределению грузов вместо распределительного центра промышленной фирмы, обслуживающего некоторый регион и несущего расходы по содержанию запасов.
На пунктах сбора региональных транспортных компаний грузы хранятся одн-два дня, а затем комплектуются и поставляются заказчику на следующие или вторые сутки. Обычно операции транспортной организации по сбору и распределению грузов сокращают продолжительность доставки малых партий груза от поставщика до заказчика на 25-50% и более в зависимости от конфигурации обслуживаемой сети. Новые услуги транспортных организаций предоставляют клиентуре возможность осуществлять контроль и проявлять гибкость для быстрой перестройки каналов распределения. В реальном масштабе времени заказчики могут изменять объем и сроки поставок, маршруты следования, размер партий грузов, подлежащих сдаче, или транзитных услуг. Стремление иметь логистические системы с более высоким уровнем обслуживания и низким уровнем запасов товарно-материальных ценностей на длинных линиях снабжения привело к возникновению различных вариантов управления этими системами, а именно: к изменению традиционных способов консолидации грузов, выполнению операций на вблизи расположенных складах, осуществлению новых видов услуг по сбору и распределению грузов, а также объединению систем поставщиков и производителей. При традиционных способах оказания услуг сокращение времени доставки грузов достигается путем комбинирования быстрого обслуживания клиентуры транспортными компаниями общего пользования и специальной ускоренной обработки грузов в пунктах их объединения. Ответственность за организацию всей работы канала снабжения обычно несет заказчик. Фирмы по сбору грузов объединяют мелкие партии, поступающие от нескольких поставщиков.
Объединенные грузы отправляются непосредственно заказчикам либо на его склады или в случае необходимости в распределительные центры, где они разукрупняются и мелкими партиями в течение одного-двух дней доставляются заказчику силами и техникой центра. Часто отправку мелкопартионных грузов осуществляют либо служба доставки, либо транспортные компании, специализирующиеся на перевозке небольших упаковок грузов. Преимущество скорректированного традиционного способа оказания услуг состоит в том, что при изменении условий в регионе или потребности в обслуживании клиентуры можно перезаключать контракты на любом участке канала снабжения, так как все расходы по перевозке грузов несут пункты по их сбору и транспортные компании общего пользования. Недостатки данного способа – это весьма существенные затраты по привлечению транспортных компаний общего пользования с их высокими тарифами, отсутствие гибкости в операциях на постоянных пунктах и ограничение на качество обслуживания, связанные с небольшим числом поставщиков.
Операции на складах, расположенных вблизи от поставщиков и производителей, аналогичны традиционным услугам по укрупнению мелких партий грузов. Поставщики, имеющие такой склад в нескольких километрах от предприятия-продуцента, поставляют ему разнообразную продукцию, предварительно укрупнив ее в партии требуемого размера.
Фирмы-производители на своих складах осуществляют сбор комплектующих элементов, поступающих от многих поставщиков, объединяют их партии и отправляют потребителям. Появление на рынке услуг региональных транспортных компаний по сбору и распределению грузов и перевозке их к торговым зонам снизили конкурентоспособность промышленных фирм, владеющих центрами распределения и традиционными транспортными организациями по доставке грузов мелкими партиями. Последние, так же как и автотранспортные компании, осуществляющие магистральные перевозки, были вынуждены прибегнуть к более дифференцированным видам обслуживания. Кроме того, новые региональные организации по сбору грузов, установив свои цены и нормативы обслуживания, начали предлагать специализированные услуги в данной сфере деятельности, направленные на удовлетворение конкретных потребностей грузоотправителей. Позитивная сторона (для поставщиков и производителей) данного способа обслуживания заключается в простоте изменения вида услуг и размера партий грузов, доставляемых транспортными фирмами, и возможности приспосабливать логистические операции к потребностям предприятия в поставках на повседневной основе. Вместе с тем, выполнение операций на расположенных вблизи складах имеет и недостатки: необходимо нести капитальные затраты на создание склада, который не всегда может использоваться полностью; затруднения (с точки зрения поставщика) в обслуживании одного-двух предприятий при любом расположении склада; сложность (с точки зрения фирмы-изготовителя) координации значительного объема транспортных операций по доставке грузов собственным подвижным составом. Автотранспортные компании, выполняющие межрегиональные перевозки грузов укрупненными партиями при полном использовании грузоподъемности собственных автомобилей, предварительно консолидируют грузы на пунктах сбора и разукрупняют их в местах распределения, доставляя мелкими партиями до получателей. Основное преимущество такого способа сбора и распределения грузов – это возможность приспосабливать каналы материально-технического снабжения к потребностям заказчика, т.к. автотранспортные компании способны контролировать работу автомобилей, эксплуатирующихся по системе «Точно в срок». Кроме того, эти компании не применяют жестких тарифов и не заключают традиционных контрактов, обеспечивая тем самым высокую гибкость в отношениях с заказчиками.
Недостаток данного способа сбора и распределения грузов – сравнительно небольшие размеры автотранспортных компаний (не более 50 автомобилей, часто менее 20 ед.), вследствие чего они попадают в зависимость от крупных заказчиков. Негативной стороной автотранспортных компаний является также то, что они редко предлагают свои услуги в масштабе всей страны, а сосредотачивают свою деятельность, как правило, на обслуживании одного-двух регионов, чтобы иметь сбалансированные потоки грузов на основных магистралях. Самый современный вариант логистического обслуживания клиентуры по программе «Точно в срок» (при дальних расстояниях перевозок грузов) – это интегрированные системы снабжения поставщика и производителя, появившиеся благодаря внедрению в хозяйственную практику фирм электроники. В таких системах имеются новейшие типы ЭВМ, связанные с центральной ЭВМ распределения, которая выдает данные о наличии запасов товарно-материальных ценностей, в том числе в пунктах укрупнения партий груза и на всем пути следования.
Несмотря на то, что отдельные элементы логистической системы (транспорт, пункты обработки грузов, средства связи и т.д.) могли бы принадлежать поставщикам и производителям на индивидуальной или совместной основе, фактически в первые годы зарождения системы современных услуг за большинством элементов сохранялась прежняя собственность, а их деятельность координировалась при помощи электронной техники, являющейся общей собственностью. В дальнейшем стала проявляться тенденция к совместному владению поставщиками и производителями некоторыми элементами логистических систем, работающих по программе «Точно в срок» (или осуществлению совместного контроля). Особенно это стало характерным для корпораций с вертикально интегрированными филиалами, поставляющими материалы другим дочерним фирмам, а также партнерам совместных предприятий, участвующим в разработке новейших технологий.
Непосредственные связи с помощью электронных средств между поставщиками и производителями многообразны. Прямая связь между двумя сторонами не только ускоряет процесс прохождения заказов, обеспечивая их более быстрое выполнение при меньшем объеме бумажной документации, но и облегчает управление запасами товарно-материальных ценностей, сокращая затраты на выполнение заказов и хранение запасов. Кроме того, современная связь обеспечивает поставщику получение большого объема информации, делая для него доступными данные о сбыте продукции. Однако еще более важно то, что обеспечивается мгновенная связь поставщика с конечным потребителем. В результате удается быстро оценить изменения и тенденции на рынке.
Таким образом, исследование новых логистических систем сбора и распределения грузов показали, что они получили широкое распространение в развитых странах с рыночной экономикой, став с точки зрения затрат и уровня обслуживания эффективными альтернативами прежним системам транспортного сервиса.
4. Автоматизация планирования закупок.
Эффективность управления предприятием оптовой торговли во многом зависит от умения правильно распорядиться ограниченными оборотными средствами. Это особенно актуально в современных условиях продолжающегося экономического кризиса. Важнейшей стороной управления оборотными средствами является возможность принимать своевременные и оптимальные решения по планированию закупочной деятельности, эффективному подстраиванию ее под пакет заказов покупателей с учетом динамики будущих поставок, прогнозируемого уровня продаж, текущего состояния складов и уже сформированных заказов на поставки.
В условиях небольшого предприятия соответствующие решения относительно несложно принимать “из головы”, основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может уместиться даже в самой светлой голове. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное обеспечение. Многие западные экономисты, основываясь на анализе соответствующей статистики, именно им отводят важнейшую роль при осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов и их оптимизации.
К сожалению, на текущий момент в большинстве представленных на российском рынке систем автоматизации пока достаточно успешно решаются лишь задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, отражающие движение финансовых и товарных потоков предприятия лишь по факту их совершения. В лучшем случае поддерживается лишь относительно небольшой перечень задач бюджетирования. Функции же планирования, особенно планирования закупок товара пока в большей части разработок остаются в стороне.
В этой связи определенный интерес представляют системы, поддерживающие западные стандарты MRP1, MRP2, в соответствии с которыми информационные системы должны не только поддерживать функции учета уже совершившихся фактов товародвижения, но и обеспечивать планирование процесса закупок необходимых товаров у поставщиков, основываясь на уровне запасов товара, имеющегося в наличии, заказов покупателей, прогнозируемых продаж, производственных мощностей.
В качестве примера комплексного решения задач логистики рассмотрим систему “КОНКОРД” (Concord XAL), представляемую на российском рынке фирмой Columbus IT Partner. Она содержит необходимые функции по автоматическому формированию предложений на закупку товара и внесению изменений в существующие заказы на закупки у поставщиков, а также может предоставлять пользователю информацию для анализа существующих заказов покупателей и оценки возможностей их своевременного выполнения.
При проведении оценки потребностей система позволяет учитывать, следует ли пополнять запасы исходя из оценки общей потребности за указанный пользователем период, нужно ли формировать отдельные предложения по каждому зарегистрированному в системе заказу, следует ли ограничивать поставку при достижении установленного минимума (максимума) запаса товара, выбирать срок инициации закупки и т.д.
Следует отметить, что “КОНКОРД” позволяет готовить предложения организационного характера. Например, система может порекомендовать сократить срок поставки, ускорить выполнение оформленных закупок, увеличить объем уже сделанных закупок вместо создания дополнительных и пр. При ряде условий могут быть сформированы предложения по корректировке поставок и производственных планов, а также указания на целесообразность поиска других поставщиков товарно-материальных ценностей.
Этапы планирования закупок
Задача автоматического расчета потребностей в системе “КОНКОРД” предполагает выполнение следующих основных этапов:
задание схемы планирования;
проведение расчета потребностей;
использование результатов расчета потребностей в формировании закупок.
Для автоматического расчета потребностей используются сведения об уровне товарных запасов из складской картотеки, а способы расчета регулируются параметрами управления автоматического расчета потребностей, устанавливаемых в подсистеме автоматизации складского учета. На результате обработки этих данных с помощью специальных функций расчета потребностей для одного или группы товаров модуля “Склад” автоматически формируются предложения на закупку товаров и большой набор экранных форм и отчетов по результатам расчёта потребностей. В результате их анализа пользователь принимает решение одобрить или не одобрять сформированные системой предложения.
Основной информационной базой для выполнения расчетов является набор параметров, сопоставляемых с каждой номенклатурной единицей. В соответствии с ними система рассчитывает потребности в закупках, необходимых для выполнения совокупности заказов. Оценивая потребность в товаре (сырье, комплектующих и т. д.), система осуществляет интегральный анализ наличия данного товара на складе, размеров заказов, поступивших от клиентов, ожидаемых поставок товара, его ожидаемого потребления в качестве производственного компонента и т. п.
Схемы планирования и способы их регулирования
“КОНКОРД” допускает применение нескольких различных схем планирования, позволяющих оптимизировать процесс закупок в соответствии с интересующими пользователя критериями.
Можно выделить следующие основные схемы управления планированием формирования предложений на закупку:
по потребностям;
сводное по периодам;
минимум/максимум;
по потребностям с учетом минимума закупки;
по потребностям с учетом минимума числа предложений.
Метод управления по потребностям обеспечивает автоматическое формирование предложений на закупку товаров в точной зависимости от предполагаемой динамики изменения складских запасов в результате запланированных отгрузок товара покупателям. Здесь регулирование производится в зависимости от минимального и максимального уровня запаса каждого вида товара на складе, изменений запасов в результате отгрузки по заключенным контрактам и сроков поставки. Данный метод обычно применяется в тех случаях, когда товар является относительно дорогостоящим или стоимость складирования высока — так как этот метод позволяет минимизировать количество товара на складе. Достаточно важным условием эффективности использования данного подхода является не очень большое и легко прогнозируемое время поставки — в противном случае значительно возрастает риск нарушения сроков поставок клиентом.
Для демонстрации порядка применения различных схем планирования закупок рассмотрим следующий пример.
Пусть на складе имеется некоторый товар, минимально допустимый уровень запаса которого — 30 штук, а на 15.02.99 на складе имеется всего 20 штук. Кроме того, клиентом сделан заказ на поставку 10 штук этого товара 15.03.99.
После расчета методом “По потребностям” система создаст два предложения на закупку: оба на 10 штук, но первое с датой поставки 15/02/1999, а второе — 15/03/99.
Первая закупка доводит уровень запасов на складе до минимума, определённого в карточке товара, а вторая призвана обеспечить минимальный уровень запасов на дату отгрузки по заказу.
Метод управления расчётом потребностей “По периодам” используется для планирования периодических закупок. Оно проводится путем объединения предложений на начало каждого периода. Длительность периода объединения предложений можно регулировать. В результате применения этого метода система создает “сводное” предложение на закупку, покрывая потребности в товаре на весь определённый для расчёта период. Данный метод часто применяется при работе с зарубежными поставщиками — когда стоимость расходов на доставку значительна и может быть снижена путем закупки более крупных партий, а также при наличии значительных скидок у поставщика при закупке крупных партий. Этот метод более эффективен, если стоимость товара и стоимость его хранения не очень высоки по сравнению с экономией на доставке и скидках по более крупной партии.
Если в условиях нашего примера задать период управления (планирования) равный 30 дням, то “Конкорд” составит только одно предложение на закупку — сразу на 20 единиц товара, покрывая потребности в нем на весь период расчёта.
Метод управления “Минимум/Максимум” целесообразно применять при необходимости пополнять запасы каждого вида товаров до их предельно допустимого уровня. В результате формируются предложения на закупку, которые позволяют пополнять складские запасы до максимального уровня при их понижении ниже минимального. Данный метод часто применяют для недорогих расходных материалов и сырья, которые используются в больших объемах и расходование которых обычно прогнозируется достаточно просто. Например, вы можете использовать такой метод для бумаги — определив, что для того, чтобы не слишком часто тратить время на заказ бумаги и не использовать слишком много места на ее хранение, установить максимум в 120 пачек. Зная, что мы расходуем 2 пачки бумаги в день и что от момента заказа до момента поставки проходит максимум 10 дней, мы устанавливаем минимум (страховой запас) в 20 пачек. При этом методе система, обнаружив, что запасы упали до минимума (20 пачек), предложит разместить заказ на приобретение 100 пачек.
Если в условиях ранее рассмотренного примера максимально допустимый запас товара составляет 39 штук, то система составит два предложения на закупку, доводящие уровень запаса до этого значения при понижении уровня запасов ниже минимального.
Метод планирования по критерию “Минимум закупки” является вариантом метода расчета “По потребностям”. Однако при его осуществлении для товаров задаются нижние границы эффективной (например, допускающей скидки на сам товар и его доставку) величины объема поставок. В результате расчёта потребностей создаются предложения на закупку, покрывающие потребность в товарах и минимизирующие расходы, связанные с закупками. Этот метод планирования эффективен тогда, когда дополнительные расходы по закупке не зависят от количества закупаемого товара вплоть до определённого минимума.
Если в нашем примере минимум закупки определен в 15 штук, то будут созданы два предложения на закупку по 15 штук, поскольку именно так может быть покрыта потребность в данном товаре при эффективном размере партии.
При стратегии “Минимизировать число предложений” система создает предложения на закупку исходя из того, что минимальный уровень запасов, определяемый в карточке товара, может быть временно уменьшен, если уже запланирована закупка, восстанавливающая необходимый минимум запаса на складе. В результате формируется такой график закупок, при котором товарные запасы по отдельным позициям временно могут падать ниже минимальной границы, определенной соответствующим нормативом, но предусматривающий возможность их своевременного пополнения. Данный метод позволяет оптимально использовать минимальный уровень запаса товара на складе для удовлетворения текущих потребностей и позволяет избежать дублирования закупок и связанных с этим расходов.
Если в рассматриваемом примере мы уже запланировали закупку количеством 10 штук с датой поставки 20/03/1999, то “Конкорд” создаст только одно предложение на закупку на 10 штук 15/02/1999. Эта закупка поднимает уровень запасов до минимального значения, определённого в карточке товара. При этом предложение на закупку, восстанавливающую уровень запасов после отгрузки 10 штук по заказу от 15/03/1999, создаваться не будет. В данном случае система позволяет понизить уровень запасов на складе до 20 штук, поскольку он будет восстановлен закупкой 10 штук от 20/03/1999.
Параметризация расчетов
Схемы планирования определяются с помощью набора большого числа параметров, позволяющих тонко управлять порядком расчета. Основными регуляторами являются:
общие параметры, задаваемые в карточке товара;
параметры, определяющие расчет потребностей на уровне отдельного склада;
глобальные параметры управления расчетом потребностей.
К примеру, параметр “страховой запас в днях” позволяет застраховаться от несоблюдения сроков поставки в случае, если имеется опасность не получить товар от поставщиков вовремя. В этом случая график предложений на закупку по всем или отдельным товарам будет сдвинут на величину страхового временного периода. За счет этого можно обеспечить соблюдение контрактных сроков, позволяя, помимо прочего, избегать пени за несоблюдение сроков поставки.
Параметр “Пополнять минимальные запасы только при расходе” позволяет создавать предложения на закупку таким образом, что пополнение минимальных запасов происходит совместно с закупкой товара, покрывающей дефицит, образующийся в результате отгрузки со склада. За счет этого можно отодвинуть создание предложения на момент понижения уровня запаса данного товара ниже минимально допустимого.
Если в нашем примере установить значение данного параметра, то будет создано единственное предложение на поставку 20 штук товара к дате его отгрузки клиенту — 15/03/1999, что позволяет отложить закупки до того момента, когда уровень запаса упадет ниже минимальной границы.
Ряд параметров, регулирующих порядок формирования предложений на закупку, определяют общие правила осуществления расчетов. В частности, можно указать системе на необходимость ограничения срока действий по оптимизации движения товара по рассмотренным выше критериям. Ведь вполне очевидно, что степень детализации планирования для различных периодов должна быть различной. На краткосрочный период можно составлять детальный план, поскольку уже сформирован портфель заказов и следует постараться так или иначе оптимизировать под него план закупок. Для более длительного периода детальная оптимизация нецелесообразна, ввиду того, что в портфель заказов могут быть внесены существенные коррективы, например, из-за изменения макроэкономической ситуации.
В качестве примера подобного рода ограничений можно привести так называемое ограничение “по горизонту действий”, позволяющее избежать преждевременного планирования товародвижения в далеко отстоящих периодах. Также можно указать системе на то, чтобы формирование предложения на закупку происходило лишь в результате реального движения товара, зафиксированного расходным документом, а не исходя из плановой поставки по заказу.
Автоматический расчёт потребностей и формирование предложений на закупку
На основании выбранной схемы планирования и уточняющих ее параметров в системе “КОНКОРД” производится автоматический расчёт потребностей в товарах. Эта функция реализована как на уровне отдельного товара, так и в качестве периодической операции для диапазона товаров и дат. Благодаря этому можно гибко регулировать порядок формирования предложений на закупку для каждого конкретного случая.
Применение периодической функции автоматического расчёта целесообразно при необходимости рассчитать потребность в номенклатуре товара, отгружаемой со склада единовременно, например, при запуске производственного заказа. Расчёт потребностей отдельно по каждому товару удобно использовать в случаях индивидуальных заказов и закупок. В этом случае результаты расчёта отражаются в специальной форме “Чистая потребность”, на основе информации которой можно спланировать необходимые действия, независимо от потребностей в других товарах.
“КОНКОРД” позволяет использовать и хранить в базе данных несколько различных версий оценки потребностей, выполненных при различных начальных условиях и в соответствии с различными критериями оптимизации. Благодаря этому можно сравнивать последствия принятия различных решений и выбирать оптимальную стратегию действий.
На основе автоматически сформированных и далее, при необходимости, уточненных вручную предложений на закупку с помощью специальной функции можно сформировать заказы на поставку, покрывающие потребность в заказанном товаре. При этом автоматически или вручную производится их привязка к тем или иным поставщикам. Эти заказы фиксируются в системе и, в зависимости от статуса их подтверждения и исполнения, учитываются ею при выполнении последующих циклов планирования закупок.
Анализ результатов планирования
Для просмотра и анализа результатов планирования в системе “КОНКОРД” предусмотрен большой набор специализированных форм и отчётов, представляющих информацию для различных аспектов планирования.
Формы позволяют просматривать на экране компьютера по отдельности различные версии сформированных предложений. Они снабжены фильтрами, позволяющими отображать строки, отобранные по необходимым пользователю критериям.
Форма “Действия” сводит обзорный список закупок, предложений и производств, по которым предложены какие-либо действия при последнем расчете потребностей. В ней указываются код и наименование товара, тип движения, предлагаемые системой действия по формированию предложений на закупку, включая даты оформления заказов поставщикам и предполагаемых сроков поставки с указанием объемных характеристик заказа, а также ссылки на заказы покупателей, в соответствии с которыми запланирована закупка.
Форма “Фьючерсы” позволяет просмотреть список движений товаров, по которым сформированы фьючерсы. Данные могут быть получены в разрезе различных категорий состояния и движения товаров и позволяют просмотреть уровень их запасов и необходимых закупок, объемы собственного производства, строки заказов на товар и их проектов, уровень прихода и расхода в соответствии с бюджетом и т.д. При ее построении можно задать самую раннюю и наиболее вероятную даты движения, оценку запаздывания движения, а также версию расчета предложения на закупку.
Форма “Критический уровень запасов” предназначена для просмотра критического уровня запасов, который выявлен в результате проведения расчёта потребностей. В ней приводятся сведения о товарах, уровень запасов которых в результате сформированных предложений упал ниже минимума, определённого в карточке товара. Данные формы могут быть необходимым образом отфильтрованы и сгруппированы. Сведения приводятся по товару в целом, но могут быть представлены и в разрезе складов.
Помимо указанных форм в системе поддерживаются и другие, позволяющие проводить многоаспектный анализ товародвижения.
Отчеты предназначены для подготовки печатных копий, отражающих необходимым образом отфильтрованные и отсортированные результаты расчетов по формированию предложений на закупку.
В частности, отчет “Предложения” предназначен для распечатки предложений системы по закупкам и производству, созданных после расчета потребностей. Он включает код, тип и название товара, количественные и временные характеристики предложения на закупку, а также код и название поставщика. Отчет “Обзорный список действий” служит для распечатки действий, предлагаемых системой в результате расчета потребностей. Отчет “Список фьючерсов” предназначен для печати списка фьючерсов, создаваемого системой в при расчете потребностей в товарах. Отчет “Чистая потребность” включает всю информацию, использованную и полученную системой в результате текущего расчета чистой потребности. Отчет “Производные материальные потребности” позволяет оценить потребности в материальных ресурсах, необходимых для выполнения заказов на производство и комплектование спецификаций в соответствии с имеющимися заказами. Отчет “Критический уровень запасов” показывает список товаров, имеющих критический уровень запасов, согласно последнему расчету потребностей.
Для получения итоговых значений чистых потребностей в товарах, рассчитанных системой, может быть использован отчет “Суммарная чистая потребность”. При его формировании задается временной промежуток, по которому производится суммирование, уровень запасов, приход, расход, бюджет и предложение. Отчет включает код и имя товара, а также его характеристики, влияющие на расчет потребностей: метод управления, время поставки и т.д. В качестве периода суммирования может быть выбран день, неделя, 14 дней, месяц, квартал, полугодие и год.
Адаптация системы при нестандартной организации бизнес-процессов
Как следует из приведенного выше материала, в системе “КОНКОРД” реализован весьма гибкий и мощный механизм планирования закупочной деятельности, позволяющий организовать многовариантые схемы расчетов, основанные на разных предположениях и критериях оптимизации. Однако важной и весьма привлекательной чертой системы “КОНКОРД” является наличие в ней развитых инструментальных средств, включая встроенный язык программирования XAL уровня 4GL, благодаря которым она может быть адаптирована к самым экзотическим и нетрадиционным схемам организации бизнес-процессов, которые встречаются на предприятиях, так или иначе связанных с оптовыми поставками товаров или продукции собственного производства.
В частности, карточки дебиторов и кредиторов, товарно-материальных ценностей и пр. могут быть настроены для каждого пользователя отдельно. Можно переместить, модифицировать или удалить те или иные из имеющихся полей, добавить новые поля, подключить к полям новые справочники и функции обработки. К примеру, карточку можно настроить таким образом, что рядовой бухгалтер будет видеть в ней только адрес и банковские реквизиты поставщика, а главный бухгалтер сможет редактировать данные, использовать функции анализа и обработки кредиторских операций.
Сказав о гибкости и настраиваемости системы нельзя не отметить и реализованный в ней удобный пользовательский интерфейс. Благодаря ему непосредственно при работе с картотеками можно получать самые разнообразные справочные данные. К примеру, находясь в карточке кредитора, пользователь может мгновенно получить информацию об открытых и закрытых кредиторских операциях, накладных, зарегистрированных счетах-фактурах и т. д., а также данные по операциям, отраженным в других модулях, например, по складским движениям или бухгалтерским проводкам.
5. Заключение
Рассмотренные выше элементы и принципы закупочно-заготовительной логистики в оптово-посреднической фирме показывают, что этот вид логистики занимает одно из важнейших мест в работе предприятия. Также следует отметить, что с данными логистическими функциями должен работать отдел маркетинга и отдел логистики. В настоящее время в нашей стране создаются такие отделы, но не с той быстротой, которая нужна в условиях развивающейся рыночной экономики. Это связано с тем, что не хватает специалистов по логистике, нужно много средств и времени на подготовку или переподготовку работников данного направления. В основном, на предприятиях среднего масштаба нет отдела логистики, а все решения по поводу проведения тех или иных логистических операций принимает или отдел закупок (отдел продаж) или руководители среднего звена. Если же на предприятии и существует отдел логистики, то он имеет ограниченные функции: обеспечение транспортом, диспетчерская деятельность.
Поэтому, сделаем вывод, что развитие логистики как прикладной науки является важной задачей в развитии закупочно-заготовительной, сбытовой и других логистик, способствующих развитию предприятия и экономики.
6. Список источников информации.
1. Сергеев В.И. «Менеджмент в бизнес-логистике». – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1997. – 722 с.
2. Уваров С.А. Логистика: общая концепция, теория, практика. – СПб.: «ИНВЕСТ-НП», 1996. – 232 с.
3. Гаджинский А.М. Основы логистики: учебное пособие. – М.: ИВЦ «Маркетинг», 1995. – 122 с.
4. Логистические системы и технологии перевозочного процесса, основанные на логистике / Л.Миротин, Ы.Ташбаев // Транспорт: наука, техника, управление: сборник обзорной информации. – 1993. - №2.
5.www.loginfo.ru, www.logistica.ru, www.madi.ru
|
